Cómo gestionar la ergonomía de su equipo cuando son remotos

Tener un equipo remoto puede plantear algunos desafíos únicos, especialmente cuando se trata de garantizar que cada miembro del equipo tenga un entorno de trabajo seguro y saludable. Y una configuración exitosa de trabajo desde casa puede ahorrar dinero para ambas partes. El empleado no tiene que gastar dinero en un viaje diario y el empleador no tiene que gastar en la sobrecarga de una oficina.

Pero cuando un empleado remoto no está preparado para el éxito, esto puede tener un impacto duradero en su producción y su relación con el resto del equipo, sin mencionar el desempeño general de la empresa en su conjunto.

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Estar en una oficina facilita que un empleador controle cuán saludable es el ambiente de trabajo. Uno de los componentes más importantes en un ambiente de trabajo saludable es una buena ergonomía.

Definición de ergonomía

El término "ergonómico" proviene de las palabras griegas ergon, que significa trabajo, y nomos, que significa ley natural. La práctica de la ergonomía significa diseñar y organizar las herramientas que las personas usan de la forma más segura y natural.

"Inicialmente, la ergonomía se trataba de aumentar la producción", dice Ronald W. Porter, PT, CEAS III, director de The Back School. "Estás tratando de mejorar el ajuste entre el trabajador y la actividad. "

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Hoy, dice Porter, la mayoría de las personas ve la ergonomía como un mecanismo de prevención de lesiones. Tanto los trabajadores de oficina como los trabajadores remotos que pasan horas sentados frente a una computadora corren el riesgo de sufrir lesiones, como el síndrome del túnel carpiano o el dolor de cuello y espalda.

Estas lesiones no ocurren de inmediato. Se desarrollan con el tiempo debido a la mala postura, lo que ejerce presión sobre su cuerpo. Practicar una buena ergonomía y proporcionar las estaciones de trabajo apropiadas reduce en gran medida estos riesgos y aumenta la productividad.

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Cómo se ve una buena configuración ergonómica

Según la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), un empleador debe mantener el lugar de trabajo "libre de peligros graves reconocidos, incluidos los riesgos ergonómicos. "Sus pautas para las mejores prácticas varían de una industria a otra. Pero para el trabajador de escritorio promedio, una configuración ergonómica bien organizada se ve así:

• La pantalla de la computadora está a la altura de los ojos.
• El teclado y el mouse están en un nivel inferior para que sus muñecas estén en ángulo hacia abajo.
• La silla se puede ajustar para sostener la espalda cuando los pies están apoyados en el suelo.

Los estados individuales tienen sus propias leyes de OSHA. Algunos de estos pueden ser más estrictos que las leyes federales. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, directora de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), Recursos Humanos-Región I y miembro del Panel de Expertos de SHRM Tech, aconseja adherirse a cualesquiera reglas (estatales o federales) que favorezcan más al empleado.En California, por ejemplo, las normas estatales son más estrictas que las reglas federales de OSHA.

Generalmente, OSHA no regula el entorno de la oficina en el hogar. Sin embargo, un reclamo que solicita adaptaciones se puede presentar bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. Un reclamo por lesiones se puede presentar a través de la compensación laboral.

No se requiere asegurarse de que un trabajador remoto tenga una configuración de oficina ergonómica. Pero es un buen negocio. "Cuando se trabaja desde casa, las personas pueden ser mucho más productivas o improductivas", dice Zulic. Las personas que trabajan de forma remota requieren niveles más altos de independencia y disciplina, por lo que es mejor establecerlos (y a la empresa) para el éxito.

Entonces, ¿cómo puede ayudar a sus empleados remotos a conocer y crear un espacio ergonómico para la oficina en el hogar? Echa un vistazo a estas siguientes estrategias.

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1. Ofrezca la configuración del lugar de trabajo en la incorporación

El mejor día para la educación ergonómica es su primer día en el trabajo. Si los configura correctamente al principio, los problemas no se desarrollarán más adelante. Ronald W. Porter, PT, CEAS III

Cuando se contrata a alguien, o pasa a ser un empleado remoto, la educación ergonómica y la configuración de la oficina en el hogar forman parte de su proceso de incorporación. Tómese el tiempo para proporcionar información sobre la configuración de la estación de trabajo junto con otra capacitación para nuevos empleados.

"El mejor día para la educación ergonómica es su primer día en el trabajo", dice Porter. "Si los configura correctamente al principio, los problemas no se desarrollarán más adelante. "

Esto puede suceder como parte de una videollamada, o puede hacer que un especialista en ergonomía certificado vaya a su casa y proporcione una evaluación con recomendaciones de mobiliario.

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"Es una reinversión en el trabajador si sale un especialista en ergonomía", dice Zulic. Ella alienta a los empleadores a considerar sus ahorros de costos al tener un equipo remoto y usar algunos de esos ahorros para invertir en proporcionar un ambiente de trabajo hogareño saludable.

Debido a que las personas tienen marcos y alturas diferentes, se deberá adaptar una configuración ergonómica a las necesidades del individuo. Incluso la vista juega un papel. Por este motivo, Porter recomienda encarecidamente el uso de un profesional capacitado para asesorar a los empleados remotos.

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2. Consulte a su proveedor de servicios de compensación de trabajadores

"Recomiendo que todos los empleadores se sienten y hablen con el proveedor de servicios de compensación de sus trabajadores", dice Zulic. Los proveedores de compensación laboral quieren evitar reclamos. Esto significa que alientan a los empleadores a asegurarse de que las personas estén seguras en sus hogares.

Algunos proveedores de servicios de compensación para trabajadores pueden compartir el costo de proporcionar suministros educativos y ergonómicos. Incluso pueden tener su propio experto en ergonomía para enviar a la casa de un empleado. También pueden tener recursos educativos que puede proporcionar a sus empleados sin costo adicional para la empresa.

3. Proporcionar herramientas de autoevaluación

Una forma de ayudar a las personas a verificar la ergonomía de su oficina en el hogar es ofrecer herramientas de autoevaluación. Porter dice que hay programas de software que hacen una serie de preguntas y califican la estación de trabajo de una persona con rojo, amarillo o verde, dependiendo de cuán ergonómica sea el área.Las herramientas también brindan ejemplos de buenas prácticas ergonómicas.

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OSHA también proporciona una referencia gratuita para la configuración de la oficina. Hay otras herramientas que puede comprar en línea.

4. Programe registros regulares

El trabajo remoto no tiene por qué ser tan diferente de un equipo centralizado como podríamos pensar. Jane Scudder, consultora de trabajo

La comunicación es importante, independientemente de la ubicación de un empleado. Hay una variedad de herramientas, como el software de chat y videoconferencia, que permiten que los empleados remotos permanezcan conectados.

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Los empleados deberían sentirse cómodos hablando de su entorno de trabajo, ya sea remoto o no. Hágales saber que desea escuchar sobre cualquier problema que tengan con su espacio de trabajo y ergonomía.

"El trabajo a distancia no tiene por qué ser tan diferente de un equipo centralizado como podríamos pensar", dice Jane Scudder, una consultora en el lugar de trabajo con sede en Chicago. Ella recomienda chequeos regulares durante las reuniones del equipo para preguntarle a la gente cómo les está yendo. Esto puede incluir cualquier preocupación sobre el arreglo de su oficina en el hogar.

5. Designe un líder ergo

Si su organización no tiene los fondos para contratar a un consultor ergonómico para asesorar a los trabajadores remotos, también puede educar a alguien dentro de la empresa. Un representante de recursos humanos puede ser un buen líder ergo. Pueden tomar un curso sobre cómo configurar una estación de trabajo ergonómica y ayudar a otros a evaluar sus propios espacios de trabajo.

Un líder ergo puede ayudar a prevenir la compra de productos engañosos. "En los Estados Unidos, la palabra 'ergonomía' adjunta a un producto no significa nada", dice Porter. "Todo lo que significa es que cuesta más dinero, por lo que podría comprar una silla de oficina ergonómica y sentirse muy incómodo". "

Su líder ergo asumirá la función de educar a los empleados sobre la ergonomía, ayudándoles a seleccionar los productos adecuados para satisfacer sus necesidades. Pueden viajar a la casa de un empleado remoto o hacer una consulta por video.

6. Tenga revisiones ergo anuales

Las necesidades de las personas pueden cambiar, ya sea por la edad, los cambios de peso, el embarazo o una condición crónica. Es importante revisar la conversación sobre ergonomía regularmente.

"La ergonomía no es un trato único, es una especie de proceso continuo", dice Porter. Como no se ven trabajadores a distancia todos los días, no sabrá si sus necesidades han cambiado a menos que los denuncien.

"La gente no va a decir nada a menos que el empleador haga la oferta", dice Zulic. Puede hacer esto como parte de una conferencia de equipo anual regular o pedirles a los empleados que reutilicen el programa de software de clasificación de estación de trabajo para evaluar su área de trabajo.

Proporcionar soluciones ergonómicas a sus empleados, remotos o en la oficina, les ayuda a trabajar más cómodamente. Esto finalmente les permitirá ser más productivos. Aplique los consejos anteriores para ofrecer un entorno de trabajo más saludable, sin importar dónde se encuentren sus empleados.